Caution et rachat de franchise
La caution de location suivie du contrat jusqu’au retour.
Le montant vient du tarif, la garantie de rachat de franchise le ramène, le contrat l’imprime. Ensuite la caution passe d’un état à l’autre, préautorisée, encaissée, retenue ou rendue, et l’écran du jour prévient avant qu’une préautorisation ne tombe.
En bref
Dans RMobility, logiciel de location de véhicules édité en France, la caution se fixe au tarif, par catégorie ou par modèle, et la franchise au tarif ou au véhicule. L’agence crée ses garanties de rachat de franchise : la franchise qu’elles laissent, la caution qu’elles ramènent, et un prix par jour qui baisse avec la durée comme la location. Au contrat, la garantie choisie ajuste la caution proposée, que l’agent peut corriger. La caution est ensuite suivie dans ses états, attendue, préautorisée, encaissée, libérée, retenue en tout ou partie, et chaque mouvement d’argent passe au journal comptable, où elle reste une dette envers le client tant qu’elle n’est pas retenue. RMobility ne débite aucune carte : la préautorisation et l’encaissement se font sur le terminal de l’agence, puis s’enregistrent dans le logiciel.
Du tarif à la restitution, sans montant retapé.
Une caution oubliée, une préautorisation tombée la veille du retour, un dépôt compté comme du chiffre d’affaires : la caution se perd rarement d’un coup, toujours faute de suivi.
1.La caution se fixe au tarif
Chaque ligne de la grille porte sa caution et sa franchise, par catégorie ou par modèle. Un véhicule peut avoir sa propre franchise, qui l’emporte sur celle du tarif.
2.Les garanties se créent une fois
Un rachat de franchise dit ce qu’il laisse : la franchise restante est obligatoire, la caution ramenée est facultative. Prix par jour, par location ou en pourcentage, et autant de garanties que vous en proposez.
3.La garantie baisse avec la durée
Au prix par jour, la garantie suit le dégressif de la location : si la semaine coûte moins cher par jour que le tarif jour, la garantie aussi. Vous ne saisissez qu’un prix.
4.Au contrat, la caution se propose seule
L’agent choisit le dépôt classique ou une garantie. La caution proposée est celle du tarif, ou celle que la garantie ramène. Il peut la corriger, rien ne s’impose.
5.Le contrat dit ce que le client engage
Dépôt de garantie, franchise en cas de sinistre et caution prévue au tarif s’impriment en cases à part ; quand une garantie est prise, le montant d’avant le rachat reste lisible. Le dépôt figure aussi sur la page de signature à distance.
6.Préautorisée n’est pas encaissée
Une préautorisation bloque des fonds sans les prendre : elle n’entre pas en trésorerie. Son échéance est notée, et l’écran du jour prévient trois jours avant qu’elle ne tombe.
7.Retenir une partie, rendre le reste
Au retour, l’agence retient le montant qu’elle décide, au plus celui de la caution, et le solde est rendu. Le logiciel ne retient rien de lui-même.
8.Une caution n’est pas du chiffre d’affaires
Encaissée, elle s’inscrit au journal comme un dépôt dû au client. Seule la part retenue devient un produit ; la restitution passe aussi en écriture.
Les états d’une caution
Six mots, et chacun dit qui détient l’argent
- Attendue
- Déclarée au contrat, rien n’est encore bloqué. L’écran du jour la signale.
- Préautorisée
- Fonds bloqués sur la carte du client. L’agence ne les détient pas, et le blocage expire.
- Encaissée
- Fonds reçus. Ils restent dus au client tant qu’ils ne sont pas retenus.
- Libérée
- Rendue au client en totalité.
- Retenue
- Tout ou partie conservée en règlement de frais, le solde rendu.
- Expirée
- La préautorisation est tombée : plus aucune garantie, jusqu’à une nouvelle.
Ce que le produit ne fait pas
Dit avant que vous le découvriez
- RMobility ne prend pas d’empreinte bancaire et ne débite aucune carte : la préautorisation, l’encaissement et la restitution se font sur votre terminal de paiement ou par virement, puis s’enregistrent dans le logiciel.
- L’échéance d’une préautorisation est posée à trente jours après son enregistrement ; une durée plus courte appliquée par votre banque ne se règle pas encore.
- Le montant retenu se saisit à la main : il n’est pas calculé à partir des frais constatés au retour.
- Le logiciel ne dit pas ce qu’une agence a le droit de retenir : cela relève de vos conditions générales et de votre assureur.
Les frais retenus au retour se justifient par l’état des lieux de départ et de retour. La caution fait partie du logiciel de location de véhicules. Pour un loueur de deux-roues, voir le logiciel de location de motos.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre la caution et la franchise en location de véhicule ?
La caution, ou dépôt de garantie, est une somme bloquée ou versée au départ pour garantir le paiement des frais éventuels. La franchise est le montant qui reste à la charge du locataire en cas de sinistre. Dans RMobility, les deux se fixent au tarif, la franchise peut aussi l’être au véhicule, et le contrat imprimé les affiche en cases séparées.
Comment proposer un rachat de franchise à ses clients ?
Dans RMobility, l’agence crée une garantie de rachat de franchise dans ses tarifs : son prix, la franchise qui reste une fois rachetée et, si elle le souhaite, une caution réduite. Au contrat, l’agent choisit la garantie ; le prix s’ajoute au devis et la caution proposée baisse d’elle-même.
Le prix du rachat de franchise peut-il baisser avec la durée de location ?
Oui. Dans RMobility, une garantie au prix par jour suit le dégressif de la location : si un forfait de trois jours ou d’une semaine coûte moins cher par jour que le tarif jour, la garantie est réduite dans la même proportion. L’agence ne saisit qu’un prix par jour.
Quelle différence entre une caution préautorisée et une caution encaissée ?
Une préautorisation bloque des fonds sur la carte du client sans les prélever, et elle expire au bout d’un délai fixé par la banque. Une caution encaissée est un montant reçu, qui reste dû au client tant qu’il n’est pas retenu. RMobility distingue les deux états, n’inscrit en trésorerie que la caution encaissée et prévient trois jours avant l’échéance enregistrée d’une préautorisation.
Comment retenir une partie de la caution au retour du véhicule ?
Dans RMobility, l’agence ouvre la caution du contrat et saisit le montant retenu, au plus celui de la caution ; le solde est rendu au client. Seule la part retenue devient un produit au journal comptable. L’état des lieux de retour, comparé au départ, sert à justifier les frais.
Comment une caution de location doit-elle apparaître en comptabilité ?
Une caution encaissée n’est pas du chiffre d’affaires : c’est une somme due au client. RMobility l’inscrit au journal comme un dépôt reçu au moment de l’encaissement, ne transforme en produit que la part retenue, et passe la restitution en écriture. Le traitement comptable propre à votre entreprise reste à valider avec votre expert-comptable.
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